Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du ai-up.club besuchst oder Mitglied der AI-Up-Community bist, wozu wir das tun und welche Rechte du hast.

Kurz gesagt: Wir verarbeiten nur, was für den Betrieb der Community nötig ist. Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Tools ein, zeigen keine Werbung und verkaufen keine Daten. Unsere Server stehen in Deutschland, die KI-Funktionen laufen bei einem Anbieter in Frankreich.

Verantwortlicher

ai up UG (haftungsbeschränkt) i.G.
Köpenicker Landstr. 262
12437 Berlin
vertreten durch den Geschäftsführer Christian Klang
E-Mail: christian@ai-up.club

Zur Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten sind wir nicht verpflichtet. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter der genannten E-Mail-Adresse.

Die Plattform läuft vollständig auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Rechenzentren in Deutschland. Dort liegen Anwendung, Datenbank, hochgeladene Dateien und der Server für Video-Meetings. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssystemkennung (User-Agent). Ohne diese Daten lässt sich die Webseite nicht ausliefern. Wir nutzen sie außerdem, um Störungen zu beheben und Missbrauch abzuwehren, etwa durch die Begrenzung von Anmeldeversuchen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Protokolldaten speichern wir nur so lange, wie es dafür erforderlich ist.

Alle Verbindungen sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt.

Wir verwenden ausschließlich Cookies, die für die Funktion der Plattform unbedingt erforderlich sind. Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Die Anmelde-Cookies tragen zusätzlich das Präfix __Secure-. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

Aufnahmeantrag. Für die Mitgliedschaft brauchen wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Optional kannst du uns eine Nachricht zu deinem Antrag schreiben. Wir speichern außerdem deine Sprache, den Zeitpunkt des Antrags und nach der Prüfung, wer ihn wann freigegeben hat. Für dein Profil erzeugen wir automatisch ein zufälliges Avatar-Bild; ein eigenes Bild und weitere Profilangaben kannst du selbst ergänzen.

Einladungslinks. Registrierst du dich über einen Einladungslink zu einem Meeting, wird dein Konto sofort freigeschaltet. Wir speichern dabei, über welchen Link du gekommen bist.

Anmeldung per E-Mail-Link. Wir arbeiten ohne Passwörter: Zur Anmeldung schicken wir dir einen Link, der 15 Minuten gültig ist und bei uns nur als Hashwert gespeichert wird. Zu jeder Anmeldesitzung speichern wir IP-Adresse und Browserkennung, um Sitzungen abzusichern.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Absicherung der Sitzungen zusätzlich unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne Name und E-Mail-Adresse ist keine Mitgliedschaft möglich.

E-Mail-Versand. E-Mails wie Anmeldelinks und Benachrichtigungen versenden wir über Server der IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) in Deutschland, ebenfalls auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Was du in der Community veröffentlichst – Beiträge, Kommentare, Reaktionen, Einträge in Sammlungen, hochgeladene Dateien, Antworten auf Rückfragen und Nachrichten im Messenger – speichern wir zusammen mit deinem Namen und dem Zeitpunkt. Diese Inhalte sind nicht öffentlich, sondern nur für angemeldete Mitglieder mit Zugriff auf den jeweiligen Bereich sichtbar. Nachrichten im Messenger sind für die Teilnehmenden der jeweiligen Unterhaltung bestimmt.

Einträge in Sammlungen werden versioniert: Jede Änderung legt eine neue Version an, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Wichtige Vorgänge wie Registrierungen und Freigaben protokollieren wir, um Missbrauch aufklären zu können.

Link-Vorschauen und externe Bilder. Fügst du einen Link ein, ruft unser Server die verlinkte Seite ab, um eine Vorschau mit Titel, Beschreibung und Bild zu erzeugen; dabei werden keine Daten über dich übermittelt. Das Vorschaubild lädt dein Browser allerdings direkt von der verlinkten Seite, wenn du die Übersicht einer Sammlung öffnest. Dasselbe gilt für Bilder, die über eine externe Adresse eingebunden sind. Der jeweilige Betreiber erhält dabei deine IP-Adresse und technische Angaben zu deinem Browser.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für das Protokoll und die Anzeige externer Vorschaubilder unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb bzw. einer anschaulichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Meetings. Für Audio- und Video-Meetings betreiben wir einen eigenen Meeting-Server (LiveKit) bei Hetzner in Deutschland. Bild, Ton und Bildschirmfreigaben werden verschlüsselt in Echtzeit übertragen und nicht gespeichert, solange keine Aufzeichnung läuft. Wir verarbeiten, wer an einem Meeting teilnimmt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aufzeichnungen. Ob ein Meeting aufgezeichnet wird, siehst du vorab auf der Meeting-Seite und während des Calls. Aufgezeichnet wird nur der Ton, kein Bild. Die Aufnahme wird kurzzeitig im Objektspeicher von Hetzner in Deutschland zwischengelagert, danach in die Plattform übernommen und im Zwischenspeicher gelöscht. Anschließend steht sie Mitgliedern mit Zugriff auf das Meeting zur Verfügung.

Transkripte. Aus einer Aufzeichnung kann automatisch ein Transkript erstellt werden. Dafür wird die Tonspur an unseren KI-Anbieter Scaleway übermittelt (siehe „KI-Funktionen“); das Transkript speichern wir beim Meeting.

Rechtsgrundlage für Aufzeichnung und Transkript ist unser berechtigtes Interesse, Meeting-Inhalte auch Mitgliedern zugänglich zu machen, die nicht teilnehmen konnten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchtest du nicht aufgezeichnet werden, lass dein Mikrofon ausgeschaltet oder widersprich der Aufzeichnung.

Für einige Funktionen nutzt AI-Up Sprachmodelle. Sie laufen bei der Scaleway SAS (8 rue de la Ville l'Evêque, 75008 Paris, Frankreich) in Rechenzentren in Frankreich, also innerhalb der EU. Scaleway verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nur, um die jeweilige Anfrage zu beantworten, und nutzt sie nach eigenen Angaben nicht zum Training von Modellen. An weitere KI-Anbieter geben wir keine Daten weiter.

An Scaleway gehen nur die Inhalte, die für die jeweilige Funktion nötig sind:

• KI-Agenten: deine Nachrichten im Agenten-Chat sowie die Einträge und Anweisungen, die du dem Agenten zur Verfügung stellst. Den Verlauf speichern wir bei uns, ebenso deinen Verbrauch für das wöchentliche Kontingent.
• Bewertung von Einträgen: Nach dem Speichern prüft ein Modell den Eintrag anhand der Kriterien seiner Vorlage. Das Ergebnis (erfüllt oder nicht erfüllt, mit kurzer Begründung) steht am Eintrag. Bewertet werden Inhalte, nicht Personen; es handelt sich nicht um eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
• Automatisierungen: Workflows können Inhalte aus der Community aufbereiten, etwa Beiträge oder Meeting-Transkripte zusammenfassen.
• Transkription: Tonspuren von Meeting-Aufzeichnungen (siehe oben).

Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an diesen Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein – bitte prüfe sie, bevor du dich darauf verlässt.

In Einträgen können Videos von YouTube oder Vimeo eingebettet sein. Öffnest du einen solchen Eintrag, lädt dein Browser den Videoplayer direkt vom jeweiligen Anbieter. Vorschaubilder von YouTube-Videos lädt er bereits in der Übersicht einer Sammlung von Servern von Google (i.ytimg.com). Dabei werden mindestens deine IP-Adresse, die aufgerufene Seite und technische Angaben zu deinem Browser übermittelt; der Anbieter kann zudem Informationen auf deinem Gerät speichern.

• YouTube binden wir im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Vimeo wird von der Vimeo.com, Inc. in den USA betrieben; auch hier werden Daten in die USA übermittelt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer ansprechenden Darstellung von Videoinhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Näheres findest du in den Datenschutzerklärungen von Google und Vimeo.

Schreibst du uns eine E-Mail, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Unser Postfach liegt bei der IONOS SE in Deutschland. E-Mails löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir geben Daten nur weiter, soweit das für den Betrieb nötig ist. Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO):

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten innerhalb der EU; zu externen Bildern und eingebetteten Videos siehe oben.

• Mitgliedskonto und Inhalte: solange du Mitglied bist. Du kannst die Mitgliedschaft jederzeit per E-Mail beenden. Danach löschen wir dein Konto oder anonymisieren deine Inhalte, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Abgelehnte Aufnahmeanträge: löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
• Anmeldelinks: 15 Minuten. Anmeldesitzungen: bis zu 30 Tage ohne Nutzung.
• Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte: bis sie gelöscht werden, spätestens wenn sie für die Community nicht mehr benötigt werden.
• Server-Protokolle: nur so lange, wie es für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist.

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Eine formlose E-Mail an christian@ai-up.club genügt.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026